Informationspflicht

Die Informationspflicht unterscheidet drei Fälle:
  • Personenbezogene Daten werden direkt bei der betroffenen Person erhoben (Art. 13 DSGVO) - Standardfall.
    Grundlegende Angaben (Art. 13 Abs. 1 DSGVO) sind zum Zeitpunkt der Erhebung mitzuteilen (z.B. auf dem Formular), weitere Informationen (Art. 13 Abs. 2 DSGVO) müssen zur Verfügung gestellt werden (z.B. online einsehbar).
  • Personenbezogene Daten werden nicht bei der betroffenen Person erhoben (also z.B. bei Dritten oder aus öffentlich zugänglichen Quellen (Art. 14 DSGVO).
    Bei Erhebung personenbezogener Daten nicht bei der betroffenen Person ist innerhalb einer angemessenen Frist, spätestens innerhalb eines Monats zu informieren.
  • Der Verantwortliche beabsichtigt, die personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck weiterzuverarbeiten als den, für den die personenbezogenen Daten (Art. 13 Abs. 3 DSGVO) erhoben wurden oder sonst erlangt wurden (Art. 14 Abs. 4 DSGVO)
    Bei beabsichtigter Zweckänderung ist die betroffene Person vorab zu informieren (Art. 13 Abs. 3 DSGVO).

Sonstiges
  • Zur vorläufigen Erfüllung von Mindestanforderungen siehe KMS vom 15. Mai 2018 (Veröffentlichung der Kontaktdaten DSB, Datenschutzerklärung Homepage).
  • Eine Muster-Datenschutzerklärung für die Homepage ist in Abstimmung mit LfD. Die staatlichen Schulen werden via Schulportal über die abschließende Fassung informiert werden. Diese Vorlage muss dann an die konkreten Verhältnisse vor Ort angepasst werden (sollte aber für 99% der Schulen passen).
    Das Muster erfasst bewusst nicht alle Situationen; unter Umständen müssen bei speziellen Anlässen (z.B. Schülerfahrten) gesonderte Erklärungen bereitgestellt werden, welche im Übrigen ggfs. auf das Muster verweisen können. Diejenigen Informationen, die bei Einschulung bereitgestellt werden, können später als bekannt vorausgesetzt werden.
  • Anlassbezogene Informationspflichten sind zu beachten. Z.B. bei Erhebungen (z.B. Schuleinschreibung) und Zweckänderungen.
  • Als „Königsweg“ zur Erfüllung der Informationspflichten gilt derzeit die Bereitstellung von Online-Informationen, auf die in Formularen i.d.R. nur noch verwiesen werden muss .
  • Standort der Online-Informationen ist die Datenschutzerklärung des Internetauftritts.
  • In Formulare könnte z.B. in geeigneten Fällen eine kurze Information über spezifische Zwecke und Empfänger eingefügt und im Übrigen auf die Informationen im Internetauftritt verwiesen werden.